Wirtualna asystentka – zawód przyszłości

Chociaż wydaje się, że wirtualna asystentka jest nowym zawodem, to nie pandemia stworzyła i rozwinęła tę branżę. Trendy związane z wirtualną asystą widoczne były już kilka lat temu, głównie w Stanach Zjednoczonych. Lockdown i przeniesienie wielu biznesów do świata online spowodowały, że o WA wreszcie zaczęło się mówić nie jak o zjawisku, ale jak zwykłym zawodzie.

Kim więc jest wirtualna asystentka, jaki jest jej zakres obowiązków i czy wirtualny pracownik może utrzymywać się z pracy zdalnej? O tym Paulina Brudka, przedstawicielka Future Collars, rozmawiała z Anną Król (Mentorka Future Collars na kursie Wirtualna Asystentka & Social Media Ninja, Certyfikowana Trenerka Biznesu Online i Speaker, Freelance Coach) i Emilią Wasążnik (wirtualna asystentka, właścicielka marki Assistant Support, absolwentka kursu).

Kim jest wirtualna asystentka?

Wirtualna asystentka, wirtualny asystent czy wirtualny pracownik – bo takie określenia można spotkać – wspiera biznes online, pomaga przedsiębiorcom, właścicielom firm, a nawet innym freelancerom w działaniach, ale tylko zdalnie. Zadania delegowane pracownikowi mogą dotyczyć różnych dziedzin – administracji, zarządzania, marketingu, obsługi klienta. To też copywriting, prowadzenie mediów społecznościowych, przygotowywanie treści – grafik, postów, artykułów, filmów, podcastów. 

W wymienionych dziedzinach można się wyspecjalizować, stając się ekspertem na przykład w zakresie e-mail marketingu i mieć sporo pracy, zajmując się tylko tym obszarem. Oprócz tego, że wirtualny asystent wspiera działania innych, dba o swój biznes, swoją markę i sprzedaż usług.

Od czego zacząć przygodę jako wirtualna asystentka?

Zacząć najlepiej od sprecyzowania swoich celów, umiejętności, oczekiwań wobec pracy – również finansowych. Trzeba zainwestować czas w samodzielne poszukiwanie wiedzy albo wygospodarować finanse na kurs. Warto poznać rynek – sprawdzić, co oferują inne osoby, czego najczęściej szukają klienci. Dobry research pozwoli przygotować ofertę. Obecnie wiele jest kursów, e-booków, grup wsparcia i blogów skierowanych do wirtualnych asystentek, jeszcze kilka lat temu trzeba było przecierać szlaki w tym zawodzie.

Jak przygotować ofertę?

Każdy, kto ma jakiekolwiek doświadczenie w pracy zawodowej, posiada pewne umiejętności, które można wykorzystać w budowaniu pierwszej oferty. Przejrzenie ofert innych wirtualnych asystentek pozwala na określenie swoich kompetencji bazowych, które można (i warto) rozwijać. Z czasem ofertę się odświeża, rozwija, dąży do specjalizacji. Często klient zgłasza się do asystentki z jakimś zadaniem, którego nie było w ofercie. Wirtualne asystentki śledzą trendy, ciągle się uczą, badają rynek i odpowiadają na zapotrzebowanie klientów.

Atutem pracy wirtualnego pracownika jest możliwość wspierania klientów z różnych branż i uczenia się nowych rzeczy. Wirtualne asystentki zaczynają się specjalizować w wybranych obszarach – finanse, nieruchomości, marketing czy branża beauty

Początkujące wirtualne asystentki wpadają w pułapkę porównywania się z innymi, wydaje im się, że niewiele umieją i nie są w stanie sprostać potrzebom klienta. Specjalizacja w jakimś kierunku bądź branży pomaga – poznanie klientów i ich problemów, specyfiki pracy pozwala na skuteczne odpowiadanie na ich potrzeby. 

Gdzie szukać klientów?

Wiele ofert dla pracownika zdalnego znajdziemy na portalach z ogłoszeniami, w grupach dedykowanych wirtualnym asystentkom. Trzeba pamiętać jednak, że konkurencja jest bardzo duża i aby zwiększyć swoje szanse, trzeba wyjść do klientów, którzy często nawet nie wiedzą, że potrzebują wirtualnej pomocy. 

Upwork to największa międzynarodowa platforma skupiająca osoby pracujące zdalnie. Można znaleźć tam klientów z całego świata. Coraz więcej polskojęzycznych przedsiębiorców docenia ten portal. To dobra propozycja dla osób posługującymi się językami obcymi, nie tylko językiem angielskim. Stawki na Upwork to 15-20 dolarów za godzinę, dotyczy to rynku w USA i Europie. W szukać można zleceń na Useme.com, Freelanceria, Olx czy Gumtree. Doświadczenie pokazuje jednak, że praca znajduje nas z zupełnie nieoczekiwanych źródeł, jednym z nich są rekomendacje klientów. 

Umiejętności wirtualnej asystentki

Obok umiejętności współpracy zdalnej i radzenia sobie z ludźmi, klienci szukają osób, które znają WordPressa, potrafią przygotować wpis blogowy, podcast, zmontować prosty film, obsługują media społecznościowe, mają wiedzę na temat pozycjonowania treści (SEO). Wirtualni asystenci tworzą grafiki, np. w programie Canva, obsługują pakiety biurowe, znają pakiet Google i podstawy marketingu cyfrowego. Te wszystkie umiejętności pomagają także w wypromowaniu własnej marki. 

Higiena pracy zdalnej

Wirtualna asystentka pracuje zdalnie – niezależnie od pandemii czy innych warunków. Musi mieć więc wypracowane sposoby na łączenie pracy z życiem prywatnym, organizacją pracy z domu i wyznaczania granic między pracą a odpoczynkiem. Pomaga w tym dobry plan dnia i plany długoterminowe oraz wygospodarowane miejsca tylko do pracy. 

W tym zawodzie można się przepracować – pracujemy nie tylko na rzecz swojego klienta, ale również trzeba zadbać o swój wizerunek, markę, ofertę. Pomaga określenie, ile chcemy pracować tygodniowo, miesięczne, jakie mamy cele finansowe miesięczne, roczne i dopasować do tego wymiar pracy. 

Wirtualna asystentka pracuje przy komputerze – konieczne są przerwy od pracy, zmiana pozycji, dostęp do świeżego powietrza. Niezbędne też jest wygospodarowanie czasu na relaks, rozwijanie swoich pasji i zajmowanie się tym, co się lubi. 

Sposoby rozliczenia pracy

Jak się rozliczać? To pytanie dotyczy nie tylko wirtualnych asystentek, ale freelancerów w ogóle. Najczęściej WA oferują pakiety godzinowe, za które pobierają opłaty z góry, z czas pracy rozliczają na bieżąco, na przykład za pomocą aplikacji (timetrackery). Zdarzają się rozliczenia projektowe – po wykonaniu większego zadania płatność jest dokonywania po zaakceptowaniu efektów przez klienta lub na zasadzie 50% zaliczki i 50% po wykonaniu pracy.

Rady dla początkującej wirtualnej asystentki

Aby freelancing i wirtualna asysta stały się dochodową pracą zawodową, potrzeba odwagi i cierpliwości. Na początku trzeba skupić się na swoich kompetencjach i rozwianiu się, nawet w czasie kiedy jeszcze mamy zatrudnienie na etat. Z czasem pojawia się coraz więcej zleceń, zarobki są coraz wyższe. Pamiętać trzeba o poduszce finansowej, która powoduje, że stres związany ze zmianą jest mniejszy. 

W czasach pandemii rynek pracy dla wirtualnych asystentek jest dynamiczny. Z jednej strony przeniesienie wielu biznesów do świata online daje dużo możliwości zleceń. Z drugiej strony, jeśli klient odczuwa skutki kryzysu, jego asystentka również będzie miała mniej zleceń. Ten czas warto wykorzystać na podnoszenie kompetencji i dostosowanie oferty do zmieniających się potrzeb

Bootcamp Wirtualna Asystentka & Social Media Ninja

W Future Collars uczymy zdalnie od kilku lat, dlatego wiemy, jak nauczyć takiej formy pracy. Program kursu stworzony jest na bazie doświadczeń wirtualnych asystentek obecnych w branży od lat. Kursanci w czasie bootcampu przygotowują ofertę, tworzą stronę internetową, poznają tajniki budowania marki w sieci i poznają narzędzia wspierające pracę zdalną. Ponadto pod okiem naszych mentorek weryfikują swoje umiejętności, dzięki praktycznym ćwiczeniom doskonalą kompetencje i zawsze mogą liczyć na wsparcie i feedback mentorek. Wiele z naszych absolwentek znajduje pierwsze zlecenia już w trakcie kursu – to najlepsza rekomendacja naszego kursu.