Home office: jak zorganizować pracę zdalną z domu?

W sytuacji zagrożenia pandemią koronawirusa wiele osób stanęło przed koniecznością pracy z domu, czyli tzw. home office. Pandemia udowodniła, że w przypadku wielu zawodów – zwłaszcza tych z branży technologicznej, ale też kreatywnej, finansowej czy ubezpieczeniowej – praca zdalna świetnie się sprawdza. Co więcej, coraz częściej podnoszą się głosy, że w nowej post-covidowej rzeczywistości, home office stanie się dla wielu profesjonalistów głównym sposobem świadczenia pracy na stałe. Jak przygotować przestrzeń do pracy? Jak zapewnić bezpieczeństwo informacji i danych na komputerze? Jak zorganizować pracę home office? Czytaj dalej, aby poznać odpowiedzi na te pytania.

Jak zorganizować pracę w domu?

Home-office czyli świadczenie pracy z domu to system, z którym niektórzy z nas są już za pan brat. Jednak dla większości to zupełna nowość! Dotychczas kojarzyliśmy takie praktyki głównie z branżą technologiczną, gdzie możliwość pracy z domu była jednym z benefitów, czy też z wirtualnymi asystentkami, które z założenia swoje zadania wykonywały zdalnie.

Sytuacja zmieniła się diametralnie w marcu tego roku, gdy w Polsce pojawił się koronawirus. Serwis gazetaprawna.pl podaje, że w warunkach pandemii na telepracę zdecydowało się aż 67 proc. polskich firm, które dotychczas jej nie stosowały!

Praca z domu, w którym oprócz nas są też inni domownicy (nierzadko dzieci), może stanowić pewne wyzwanie. Home office oznacza konieczność samodzielnej organizacji czasu pracy. Nasz praco- lub zleceniodawca nie będzie wnikał w to, ile czasu spędziliśmy przed komputerem – rozliczy nas z efektów. Dlatego przygotowaliśmy kilka wskazówek, dzięki którym wszystko stanie się łatwiejsze, zwłaszcza dla tych osób, które dopiero rozpoczynają przygodę z pracą zdalną.

Home office - najlepsze praktyki

Stwórz własne, domowe biuro

Jak pracować w domu? Wszystko zaczyna się od właściwie zorganizowanej przestrzeni do pracy. W fotelu czy na kanapie można popracować godzinę, góra dwie. Gdy praca w domu staje się codziennością, konieczne staje się stworzenie wygodnego miejsca do pracy. Jak to zrobić?

Na początek zastanów się, w którym miejscu w domu będzie Ci się najlepiej pracowało. Jeśli nie dysponujesz odrębnym pomieszczeniem (np. gabinetem), poszukaj takiej przestrzeni, która pozwoli Ci zorganizować domowe biuro. Taki kącik musi być uporządkowany i wygodny, mieć dobre oświetlenie, motywować do pracy i sprzyjać kreatywności, a co najważniejsze – pozwalać Ci się skoncentrować. Rozproszenie uwagi to największy problem home office.

Unikaj obszarów wspólnych – salon, kuchnia czy jadalnia. To przestrzenie interakcji domowników i tam, w obecności członków rodziny, raczej ciężko będzie Ci się skupić na zadaniach. Jeśli jednak nie jest to możliwe, spróbuj pracować ze słuchawkami – spokojna muzyka sprzyja koncentracji i skutecznie oddziela od zewnętrznego świata. Pamiętaj, aby zidentyfikować elementy, które rozpraszają Twoją uwagę. Wyeliminuj je z pola widzenia.

Sprawdź, czy wybrana przestrzeń ma mocny sygnał internetowy i dobry zasięg telefonu komórkowego. Upewnij się, że masz zapas wody, aby utrzymać nawodnienie organizmu. Przygotuj sobie też zestaw zdrowych przekąsek na wypadek głodu – najlepsze będą warzywa, owoce świeże i suszone oraz orzechy. Co godzinę wstań na chwilę, zrób kilka ćwiczeń i pozwól oczom odpocząć od ekranu. W przerwie możesz też pójść po kawę lub herbatę.

Wykorzystaj potencjał pracy z domu. Nie jesteś teraz w open space, gdzie – być może – siedziałeś w miejscu, którego nie lubiłeś/aś, koło osoby, z którą nie było o czym pogadać. Skorzystaj z okazji, aby stworzyć idealną przestrzeń w domu. Czasami wystarczy po prostu wygodne krzesło, stół na odpowiedniej wysokości i dobra kawa.

Zadbaj o bezpieczeństwo

Korzystając z internetu w siedzibie firmy, zazwyczaj nie musisz martwić się o bezpieczne łącze, gdyż firma organizuje to za Ciebie. W domu korzystasz z własnego łącza, a często też z prywatnego sprzętu. Zmień hasła i nazwy routerów, gdyż domyślne ustawienia często można znaleźć za pomocą prostej wyszukiwarki.

Regularnie aktualizuj oprogramowanie, najlepiej w trybie automatycznym. Poza zachowaniem podstawowych zasad ostrożności, rozważ instalację sieci VPN. Wirtualna sieć prywatna to bezpieczny tunel między dwoma urządzeniami lub większą ich liczbą. Dzięki zmianie adresu IP, Twoje urządzenie mobilne staje się niewidoczne dla hakerów. Dodatkowo odblokujesz sobie w ten sposób dostęp do zagranicznych witryn objętych ograniczeniami, takich jak na przykład DAZN Polska lub Netflix z innych krajów.

Zorganizuj sobie pracę na home office i zaplanuj swój dzień

Konieczne będzie ustalenie dokładnego harmonogramu dnia. Praca w domu nie oznacza, że jesteś dostępny 24h na dobę, a maile i telefony od szefa masz odbierać non-stop. Określ pory przerw oraz początek i koniec dnia pracy. Jednocześnie staraj się unikać zajmowania sprawami prywatnymi w trakcie godzin, które przeznaczyłeś na pracę. Wówczas będziesz musiał powrócić do zadań później, a dzień służbowy zostanie wydłużony. Zdefiniuj cele i monitoruj, czy są osiągalne. Jeśli nie, na bieżąco wprowadzaj zmiany do ustalonego planu.

Możesz skorzystać z wielu dostępnych aplikacji, które pomagają w pracy z domu. Np. Trello to organizer, który pomoże Ci uporządkować zadania na dany tydzień czy miesiąc w formie tablic i wirtualnych notatek. Z kolei Slack to szybki komunikator, która wspiera komunikację rozproszonego zespołu pracującego zdalnie.

Podsumowanie, czyli co jest najważniejsze w pracy z domu

Jeśli pracujesz z domu pamiętaj, że najważniejsze jest zachowanie dobrego nastroju i motywacji do pracy. Home office wbrew pozorom stanowi duże wyzwanie, wymaga determinacji i samozaparcia. Postaraj się skupić na pozytywach, zadbaj o małe przyjemności oraz optymalne warunki do wykonywania zadań. Rób sobie krótkie przerwy, bądź w kontakcie z innymi członkami zespołu, od czasu do czasu zadzwoń do kogoś i porozmawiaj, niekoniecznie o pracy. Jeśli tylko dobrze się zorganizujesz, praca z domu oznaczać będzie wolność, niezależność i satysfakcję.

Autorka: Marianna Płatek, techwarn.com.